FAQ
Cette page recense l'ensemble des questions les plus fréquemment posées. Elle s'étoffera au fur et à mesure.
Problème de connexion
J'ai égaré mes informations de connexion. Que dois-je faire ?
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J'ai bien récupéré mes nouvelles informations de connexion mais je n'arrive pas à me connecter.
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Livret Individuel de Formation
Qu'est ce que le livret de formation ? A quoi sert-il?
Utile tout au long de la carrière, le livret individuel de formation est un document personnel qui permet à l'agent de retracer son parcours en listant les formations et les diverses expériences professionnelles réalisées. Il sert aussi à identifier sous une forme synthétique ses connaissances, aptitudes et compétences. Il permet de conserver dans un même endroit toutes ces informations : il est la mémoire du parcours de l'agent.
Quels sont les agents concernés par le LIF ? Quand doit-il être remis ?
Chaque agent, titulaire ou non, occupant un emploi permanent doit recevoir un livret de son autorité territoriale : au moment de sa nomination ou pour les agents permanents déjà en fonction, dans les six mois après la parution du décret, soit le 22 février. Le livret doit contenir ou être accompagné d'une copie du décret du 22 août 2008.
Que doit comprendre le livret ?
Le livret est constitué notamment :
- des mentions des titres, diplômes et certifications,
- des actions de formation suivies et dispensées au titre de la formation professionnelle continue
- la date, la durée et éventuellement le niveau de formations, des stages, actions de tutorat etc.
- les emplois tenus, connaissances, compétences et aptitudes professionnelles mises en oeuvre.
Sont annexés au livret individuel de formation :
- les copies des titres, diplômes et certificats de qualification,
- les attestations des formations et stages suivis,
- les attestations des emplois occupés,
- éventuellement les préconisations formulées à l'occasion d'un bilan de compétences ou d'un entretien professionnel.
Quelles sont les utilisations possibles du livret ?
Le décret précise que l'agent peut communiquer son livret à l'occasion :
- de l'appréciation de sa valeur professionnelle et de ses acquis de l'expérience professionnelle en vue de son inscription sur une liste d'aptitude, par la voie de la promotion interne ou avancement de grade,
- d'une demande de mutation ou détachement,
- d'une demande de dispense de la durée des formations statutaires obligatoires d'intégration ou de professionnalisation.
D'une manière générale, le LIF est la mémoire du parcours de l'agent. Il lui permet de retracer son parcours en listant les formations et les diverses expériences professionnelles et extraprofessionnelles réalisées. Il sert aussi à identifier sous une forme synthétique ses connaissances, aptitudes et compétences. Il permet de conserver dans un même endroit toutes ces informations. L'agent peut l'utiliser dans toutes les occasions où il souhaite "faire connaître et reconnaître son expérience".
Qui remplit le LIF ?
Le Livret étant un document personnel, chaque agent est responsable de son contenu. Cependant, ce n'est pas obligatoirement la personne elle-même qui écrit, c'est elle qui apporte le contenu. L'agent peut tout à fait se faire aider pour écrire les informations. Pour la rubrique "mes formations", dans la version numérique, une alimentation automatique des formations suivies au CNFPT sera par la suite possible pour ceux qui le souhaiteront.
Le livret individuel de formation est-il obligatoire ?
La collectivité territoriale a obligation de mettre à disposition de ses agents occupant un emploi permanent un livret individuel de formation. Attention : il ne s'agit pas d'un livret pré-complété mais d'un support permettant à l'agent de reporter les informations concernant son parcours. L'agent est propriétaire de son livret, il n'a aucune obligation légale de le remplir.
Peut-on demander à un agent la communication de son livret ?
Le livret est la propriété de l'agent. Il est le seul à décider de son utilisation. La collectivité ne peut en exiger la communication. Cependant, si la collectivité pense que la communication de certaines informations du livret peut éclairer ou appuyer une décision en faveur de l'agent, elle peut le lui demander. L'agent restera maître de la décision finale.
Quel intérêt peut avoir une collectivité à mettre à disposition de ses agents un outil auquel elle n'aura pas accès ?
Le livret est en effet la propriété de l'agent. Ce n'est pas un outil de gestion pour les collectivités MAIS il peut être un outil de dialogue entre un agent et son responsable hiérarchique et/ou les services RH et formation dans le cadre de son parcours professionnel et de formation. On ne verrait en effet pas bien l'utilité pour un agent de remplir ce livret s'il n'a pas l'intention d'en faire usage par la suite dans différentes situations professionnelles : entretiens professionnels ou d'évaluation, bilan de compétence, démarche de VAE, demande de DIF, promotion, mobilité, dispense de formation obligatoire.... Il faut rappeler que le livret s'inscrit dans une des perspectives de la loi de février 2007 qui vise à permettre à chaque agent d'être acteur de sa carrière et de son parcours professionnel et à favoriser le dialogue entre les salariés et les employeurs à partir d'un support de communication partagé.
Comment faire avec les agents qui ne maîtrisent pas la lecture et l'écriture ?
Ce n'est pas obligatoirement la personne elle-même qui écrit, c'est elle qui apporte le contenu. La personne peut tout à fait se faire aider pour écrire les informations. Le travail sur le livret consiste avant tout à décrire et analyser son expérience, ceci peut être fait et verbalisé par toute personne quel que soit son niveau de maîtrise de la lecture et de l'écriture. Dans des démarches de VAE, des méthodes de "transcription" par un tiers de la parole de l'intéressé sont expérimentées : le transcripteur doit limiter son rôle à l'écriture de ce que dit la personne, éventuellement à l'aide à l'explicitation mais il ne doit pas interférer sur le contenu qui relève exclusivement de la personne. Les expériences montrent d'ailleurs que ce type de travail qui nécessite de structurer sa pensée produit des effets sur l'apprentissage des savoirs de base.
Comment être sur que les informations que saisiront les agents sont vraies ?
Le livret repose sur du déclaratif. Son contenu est sous l'entière responsabilité de l'agent. La collectivité n'a pas à vérifier la véracité des informations contenues dans les livrets de ses agents.
Que faire si un agent souhaite utiliser son livret au cours de l'entretien annuel ?
Le livret individuel de formation ne peut absolument pas se substituer au support d'entretien annuel habituellement utilisé dans la collectivité mais il peut venir éclairer certains aspects au cours de l'entretien. Il peut servir, par exemple, à faire le point sur les formations suivies, à retracer des éléments du parcours et des compétences, à repérer des compétences non identifiées jusqu'à présent parce qu'elles ne sont pas utilisées dans l'emploi occupé... Plus généralement, le livret peut constituer un outil de dialogue utile dans différentes situations de management. La seule condition est que ce soit une démarche volontaire de l'agent.
Si un agent a plusieurs collectivités employeurs : quelle collectivité lui remet le livret individuel de formation ?
Chaque collectivité a pour obligation de mettre un livret à disposition de l'agent mais l'agent ne constitue qu'un seul dossier quel que soit le nombre de ses employeurs. Pour accéder au livret numérique, l'agent a besoin d'une autorisation d'une des collectivités employeurs. Dès lors qu'un code d'autorisation lui a été transmis par cette collectivité et qu'il a ouvert son livret, celui-ci devient sa propriété indépendamment de son employeur. Il conserve, s'il le souhaite, son livret en cas de mobilité dans ou hors fonction publique territoriale.
Que proposer à un agent qui a besoin d'une aide ou d'un conseil pour remplir son livret ?
Le livret individuel de formation est remis à l'agent par sa collectivité. Il revient à la collectivité d'organiser, si elle le juge utile, des modalités d'accompagnement pour compléter le livret. Il faut rappeler que le livret proposé par le CNFPT est conçu pour pouvoir être utilisé en toute autonomie mais que pour une utilisation optimale, une aide peut être envisagée selon des modalités qui peuvent être variables. Dans le cadre des expérimentations réalisées avant la généralisation du livret, certains services RH ont, par exemple, proposé :
- une réunion d'information collective pour présenter le livret et le remettre à chacun
- des plages d'ouverture de salles informatique pour permettre l'accès à des postes connectés à internet
- des "permanences" d'un référent du service RH pour apporter une aide si nécessaire
- des séances collectives pour entamer l'écriture du livret avec un appui individualisé si souhaité par l'agent
- la remise d'un historique des formations suivies
- l'utilisation du livret individuel de formation dans le cadre d'entretien d'aide à une réorientation professionnelle.
Que propose le CNFPT ?
Le CNFPT met à la disposition des collectivités territoriales un modèle de livrets en deux versions : version numérique et version papier. Ces livrets sont proposés gratuitement. Une brochure numérique appelée "Étapes de création de son livret" est également mise à disposition.
Comment le livret proposé par le CNFPT est-il construit ?
Le CNFPT diffuse un modèle de livret individuel de formation sur support numérique et papier. Ce livret comporte 3 parties que l'agent est libre de renseigner :
- "Mes formations" : Des informations sur les titres et diplômes obtenus avec leurs contenus ainsi que les actions de formation suivies.
- "Mes expériences" : Le parcours personnel et professionnel, fonctions et postes occupées dans et hors de la fonction publique, activités professionnelles et extra-professionnelle (bénévolat, action syndicale...).
- "Mes compétences" : Des informations sur les compétences acquises au cours du parcours personnel, professionnel et formatif.
Comment le livret CNFPT est-il diffusé ?
La diffusion du livret se fait dans le cadre d'une collaboration CNFPT - collectivités - agents. La collectivité sert seulement d'intermédiaire mais n'a pas accès au livret de l'agent. Quand ce dernier veut ouvrir un LIF électronique il reçoit du CNFPT un code confidentiel. Seul l'agent peut consulter ce support électronique, dont la base de données est uniquement gérée par le CNFPT. Le support papier vient remédier aux cas où l'agent, au travail ou chez lui, n'a pas accès à internet. Pour plus d'informations se reporter aux sites internet des délégations régionales et écoles du CNFPT.
Quels sont les avantages du livret numérique ?
Le livret numérique se caractérise avant tout par sa souplesse d'utilisation : il est accessible à partir de tout poste informatique avec connexion Internet. C'est aussi un outil dynamique et ajustable en permanence, permettant une mise à jour régulière de son portefeuille de compétences et de son parcours de formation et professionnel. Le livret comporte également des tableaux récapitulatifs des saisies. L'agent pourra rendre visible tout ou partie des informations de son livret, s'il souhaite communiquer, par exemple, auprès de son employeur. Enfin, l'agent pourra mettre en évidence ses compétences en les associant avec les expériences et formations décrites dans le livret.
Les formations du CNFPT seront-elles intégrées dans le LIF numérique? Si oui, quand ?
Courant 2009, les agents possédant la version numérique du livret et ayant suivi une formation du CNFPT bénéficieront d'une alimentation automatique de la rubrique "mes formations" s'ils le souhaitent. Le CNFPT, leur proposera également un CV, au modèle Europass.
Les informations contenues dans le LIF numérique sont-elles sécurisés ?
La position du CNFPT est très claire sur ce point : le livret individuel de formation est la propriété exclusive de l'agent et toutes les précautions techniques ont été prises pour que les informations soient sécurisées. La charte d'engagement le précise dans un paragraphe spécifique : "Le CNFPT s'engage à protéger et conserver les données personnelles qui lui sont confiées et à en empêcher l'accès, la divulgation, la reproduction ou l'altération. Il s'engage à ne reproduire aucun document ni donnée transmis par le propriétaire du livret individuel du livret individuel de formation. Les informations enregistrées sont réservées à la constitution du livret individuel de formation et seul l'agent propriétaire du livret peut en communiquer tout ou partie à un tiers". Le garant de la sécurité des données est l'identifiant et le mot de passe personnels de l'agent qu'il doit conserver et ne pas divulguer.
Le CNPFT aura-t-il accès aux informations du livret numérique ?
Dans la charte d'engagement proposée lors de l'inscription à un livret numérique, le CNFPT demande à l'agent si il l'autorise à "effectuer un traitement statistique et anonyme du contenu de son livret afin d'adapter son offre de formation et de mieux suivre l'évolution des métiers et des pratiques professionnelles de la fonction publique territoriale". C'est ce seul usage, à vocation statistique, que le CNFPT fera des données inscrites sur les livrets individuels de formation et ceci à condition que la personne ait donné son accord au moment de la signature de la charte. Si un agent ne veut pas que ses données soient intégrées dans un traitement statistique il peut le refuser.
Pourquoi n'est-il pas possible d'utiliser plusieurs fois la même adresse mail pour différents utilisateurs ?
Le Livret Individuel de formation est un document personnel. L'utilisateur est donc invité à utiliser une adresse qui lui est propre. Ce mail sera utilisé pour lui adresser les différentes informations de connexion. Il est donc important que seule la personne destinataire du message puisse accéder à ce type d'information. Afin que le mail puisse suivre l'utilisateur tout au long de sa carrière, nous lui conseillons d'utiliser une adresse personnelle plutôt qu'une adresse professionnelle.
Nous invitons l'utilisateur à créer sa propre adresse mail. Certains sites le proposent gratuitement :